6 مرحله نحوه ارسال ایمیل با استفاده از Gmail که باید بدانید

ارسال ایمیل با استفاده از جیمیل یک فرآیند ساده است که تنها در چند مرحله قابل انجام است. چه در Gmail تازه‌کار باشید و چه به سادگی می خواهید مهارت های ارسال ایمیل خود را تقویت کنید، این راهنما دستورالعمل های گام به گام همراه با چند نکته مفید را برای بهبود تجربه ایمیل شما ارائه می دهد.

مرحله 1: دسترسی به Gmail

برای ارسال ایمیل با استفاده از جیمیل، اولین قدم این است که به حساب جیمیل خود دسترسی داشته باشید. یک مرورگر وب را در رایانه یا دستگاه تلفن همراه خود باز کنید و به وب سایت Gmail بروید ( https://www.gmail.com). اگر اکانت جیمیل ندارید، می‌توانید با کلیک کردن بر روی گزینه «ایجاد حساب کاربری» یک حساب کاربری ایجاد کنید.

مرحله ۲: وارد سیستم شوید

پس از ورود به وب سایت جیمیل، آدرس ایمیل و رمز عبور خود را در فیلدهای مشخص شده وارد کنید و روی دکمه «بعدی» کلیک کنید. اگر احراز هویت دو مرحله‌ای را فعال کرده‌اید، ممکن است لازم باشد یک کد تأیید اضافی ارائه کنید.

مرحله 3: نوشتن ایمیل جدید

پس از ورود به سیستم، به صندوق ورودی جیمیل خود منتقل خواهید شد. برای نوشتن یک ایمیل جدید، روی دکمه “نوشتن” واقع در گوشه سمت چپ بالای صفحه کلیک کنید. یک پنجره جدید ظاهر می شود که در آن می‌توانید نوشتن ایمیل خود را شروع کنید.

مرحله 4: آدرس ایمیل گیرنده را وارد کنید

در قسمت «به» پنجره نوشتن، آدرس ایمیل گیرنده یا گیرندگانی را که می‌خواهید ایمیل را برایشان ارسال کنید، وارد کنید. می‌توانید چندین آدرس ایمیل را با جدا کردن آنها با کاما یا با کلیک بر روی دکمه “+” وارد کنید تا گیرندگانی از مخاطبین خود اضافه کنید.

مرحله 5: اضافه کردن موضوع و پیام

در مرحله بعد، موضوع ایمیل خود را در قسمت “موضوع” وارد کنید. موضوع باید به طور خلاصه محتوای ایمیل شما را خلاصه کند. در زیر قسمت موضوع، می‌توانید پیام خود را در قسمت اصلی پنجره نوشتن شروع کنید. با استفاده از گزینه های قالب بندی موجود در نوار ابزار، می‌توانید متن خود را قالب بندی کنید، پیوندها را اضافه کنید، تصاویر را درج کنید و موارد دیگر.

مرحله 6: ایمیل را ارسال کنید

هنگامی که ایمیل خود را نوشتید، آن را از نظر هرگونه خطا یا حذفی بررسی کردید و از محتوا راضی بودید، آماده ارسال آن هستید. روی دکمه “ارسال” واقع در گوشه سمت چپ پایین پنجره نوشتن کلیک کنید. ایمیل شما برای گیرنده(هایی) که مشخص کرده اید ارسال خواهد شد.

نکاتی برای ارسال ایمیل با استفاده از Gmail:

1. استفاده از میانبرهای صفحه کلید: Gmail طیف وسیعی از میانبرهای صفحه‌کلید را ارائه می‌کند که می‌تواند به شما در پیمایش و انجام سریع عملکردها کمک کند. چند میانبر مفید برای صرفه جویی در زمان و بهبود کارایی بیاموزید.
2. فعال کردن واگرد ارسال: Gmail یک ویژگی «لغو ارسال» را ارائه می‌کند که به شما امکان می‌دهد پس از ارسال ایمیل را در یک بازه زمانی خاص فراخوانی کنید. این ویژگی را در تنظیمات Gmail فعال کنید تا به خودتان فرصتی بدهید تا قبل از تحویل ایمیل، اشتباهات خود را اصلاح کنید یا تغییراتی ایجاد کنید.
3. سازماندهی با برچسب‌ها: Gmail به شما امکان می‌دهد برچسب‌هایی برای دسته‌بندی و سازمان‌دهی ایمیل‌های خود ایجاد کنید. از برچسب‌ها برای مرتب کردن ایمیل‌های خود در پوشه‌ها یا دسته‌های مختلف برای مدیریت آسان‌تر استفاده کنید.
4. استفاده از فیلترها: از گزینه‌های فیلتر Gmail برای مرتب‌سازی خودکار ایمیل‌های دریافتی در پوشه‌های خاص استفاده کنید یا اقدامات خاصی را بر اساس معیارهای از پیش تعریف‌شده اعمال کنید.
5. تنظیم امضاهای ایمیل: امضای ایمیل خود را با اطلاعات تماس مهم، عناوین شغلی یا نام تجاری شخصی سفارشی کنید. این می‌تواند یک لمس حرفه ای به ایمیل های شما ارائه دهد و در زمان ارسال اطلاعات تکراری صرفه جویی کند.
6. استفاده از اپراتورهای جستجو: نوار جستجوی Gmail از اپراتورهای مختلفی پشتیبانی می‌کند که می‌توانند به شما در یافتن سریع ایمیل‌های خاص کمک کنند. با نحوه استفاده از عملگرهای جستجو مانند «از:»، «به:»، «موضوع:» و موارد دیگر برای اصلاح جستجوهای خود آشنا شوید.
7. زمان‌بندی ایمیل‌ها: اکنون Gmail به شما امکان می‌دهد ایمیل‌ها را برای ارسال در زمان یا تاریخ بعد برنامه‌ریزی کنید. اگر می‌خواهید ایمیلی بنویسید اما در زمان خاصی که مناسب‌ترین زمان است ارسال کنید، می‌تواند مفید باشد.
8. فعال کردن اعلان‌های دسک‌تاپ: با فعال کردن اعلان‌های دسک‌تاپ از ایمیل‌های دریافتی به‌روز باشید. هر زمان که ایمیل جدیدی به صندوق ورودی شما می رسد، اعلان های بازشو در رایانه خود دریافت خواهید کرد.
9. استفاده از افزونه‌های Gmail: طیف وسیعی از افزونه‌های موجود برای Gmail را کاوش کنید که می‌توانند تجربه ایمیل شما را بهبود بخشند. افزونه‌ها می‌توانند ویژگی‌ها و ادغام‌های اضافی را با سایر ابزارهای بهره‌وری فراهم کنند.
10. مدیریت پیوست‌ها: Gmail به شما امکان می‌دهد فایل‌ها را به ایمیل‌های خود پیوست کنید. اطمینان حاصل کنید که پیوست های شما در محدوده اندازه هستندو استفاده از خدمات ذخیره سازی ابری را برای فایل های بزرگتر در نظر بگیرید.
11. بررسی پوشه هرزنامه: گاهی اوقات، ایمیل های قانونی ممکن است به پوشه هرزنامه ختم شوند. حتماً پوشه هرزنامه خود را مرتباً بررسی کنید تا مطمئن شوید هیچ پیام مهمی را از دست ندهید.
12. پاسخ و ارسال ایمیل‌ها: از گزینه‌های پاسخ و فوروارد برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها یا اشتراک‌گذاری آنها با دیگران استفاده کنید. این گزینه ها را می توان در گوشه سمت راست بالای یک ایمیل باز پیدا کرد.
13. ایمیل های خود را شخصی کنید: با استفاده از فونت ها، رنگ ها یا گزینه های قالب بندی مختلف موجود در پنجره نوشتن، ظاهر ایمیل خود را سفارشی کنید.
14. مدیریت چندین حساب ایمیل: اگر چندین حساب ایمیل دارید، Gmail به شما امکان می دهد همه آنها را در یک مکان مدیریت کنید. حساب‌های اضافی را به Gmail اضافه کنید و به راحتی بین آنها جابه‌جا شوید.
15. حساب خود را ایمن نگه دارید: با فعال کردن احراز هویت دو مرحله‌ای، به‌روزرسانی منظم رمز عبور و محتاط بودن از تلاش‌های فیشینگ، از حساب Gmail خود محافظت کنید.

این مراحل و نکات به شما کمک می‌کند تا با استفاده از Gmail ایمیل‌ها را مؤثرتر و کارآمدتر ارسال کنید.